Es importante para las Pequeñas y medianas empresas integrar las Tecnologías de Información para aumentar su productividad a corto y largo plazo a fin de obtener mayores beneficios de crecimiento y costos.
Estos son solo algunos de los objetivos que se buscan al implementar tecnología y sistemas de gestión en las empresas. También se buscan:
• Aumentar la competitividad: Las empresas requieren una continua optimización en su política de costos, ya sea de producción, comercialización o administración; así como un incremento constante de su productividad.
• Controlar mejor las operaciones: Tanto en entornos multiempresa como en empresas en las que su actividad se distribuye en los distintos departamentos de negocio, es importante la gestión consolidada de la información generada. Otro asunto de notable importancia es la posterior gestión de esos datos a través de la aplicación correspondiente, que los integre y organice para que permita y apoye la toma de decisiones de forma más sencilla.
• Integrar toda nuestra información: Es sumamente importante integrar la información de las áreas vitales de la empresa como comercial, finanzas, distribución, manufactura, etc. También hay que tener en cuenta que se deben elegir soluciones que permitan integrar las aplicaciones tradicionales con otras aplicaciones claves para la empresa y totalmente capaces de operar en un entorno de negocios electrónicos.
Resulta importante que las empresas se pregunten antes de invertir que necesitan y que quieren cambiar. La tecnología ayuda en la forma de hacer las cosas, es una inversión que se va a notar en beneficios para la empresa, pero mal empleada puede provocar más gastos que ganancias.
Los errores más comunes que cometen los pequeños empresarios al contratar Tecnologías de Información es que hacen responsable de "todo" al proveedor de la plataforma. Sin embargo, el cliente también debe participar en los procesos para poder poner en funcionamiento cada unos de los procesos que servirán a las estas particulares entidades como lo son las PYMES.
Para que todo funcione bien es necesario un proceso integral entre todas las partes: empresas desarrolladores, Partners de negocios, proveedores de infraestructura y la dirección de la PYME misma, involucrándose para determinas si la solución tecnologías es la adecuada para lo que se necesita.
La planificación de este paso es un evento muy importante para la empresa. Obtener Tecnologías de Información, significa equipo, inversión, tiempo, dinero y esfuerzo, entonces no hay que improvisar. Antes de invertir en una plataforma de Tecnologías de Información es necesario hacer una revisión profunda de qué necesita la pequeña y mediana empresa y hacia donde quiere ir.
Un aspecto tener en cuentas y no menor para este tipo de empresas son los Costos a incurrir. Este tipo de compañías vive en un punto de equilibrio pendular y muy delgado; por lo que este beneficio para las PYMES representa un costo y para eso el precio varía de acuerdo a lo que necesita la pequeña empresa, a los beneficios que va obtener y el tipo de infraestructura que requiera. Muchas veces se piensa que es muy caro invertir en tecnología pero los beneficios son mayores. Genera círculos virtuosos donde todos participan.
Dentro de este aspecto de los costos, para no gastar tanto se necesita hacer un estudio de los puntos de dolor de la empresa y ahí atacar con la tecnología en concreto, de esa forma se puede pedir exactamente a quien te dota de la plataforma lo que se necesita.
El aspecto central que la dirección de una pequeña y mediana empresa debe observar antes de contratar tecnología es que debe ser una empresa reconocida, con experiencia y solvencia en el mercado. También debe tener muy claros que es mejor preguntar, investigar y verificar también su capacidad antes de contratar y hacer un gasto.
A manera de quien hay aspectos que no pueden ignorarse al seleccionar una solución de gestión.
Estos son:
• Analizar la experiencia y respaldo de la empresa desarrolladora de la solución: Resulta muy importante analizar la experiencia, la progresión y evolución de la empresa desarrolladora ; ya que este tipo de vinculación debe buscar una relación de largo plazo y que permanezca en el tiempo de tal manera de poder asegurar un trabajo conjunto en el largo plazo y un respaldo y solvencia que den soluciones a las necesidad de la PYME en el tiempo
• Análisis de la solución seleccionada se adapta a mis necesidades: Las pequeñas empresas deben tener como objetivo conseguir software simple y competente, completo pero no complejo. La informática debe ser una herramienta que ayude a la gestión y no un fin en si mismo; de tal manera que le permita facilidad de uso para cada uno de los actores de la cadena y la concentración en su propio negocio
• Escalabilidad del producto adquirido que permita evolucionar con el crecimiento de la empresa
• Observar si la solución esta integrada por módulos Integrados en un solo producto, que ayuden a un funcionamiento mas sencillo e integrado de la solución
• Analizar si la empresa tiene vocación de inversión constante en investigación y desarrollo. Esto permitirá ver su vocación de futuro y la obtención por parte de lo usuarios de las últimas innovaciones tecnológicas, la adaptan al crecimiento de sus usuarios y trae las evoluciones necesarias a las nuevas necesidades de la profesión. Porque el mundo cambia…y empresa y proveedores deben evolucionar juntos.
• Observar la calidad del soporte técnico y de la consultoría puesta a disposición de los usuarios: Debe observar si tiene o no una orientación servicios. La calidad y la garantía de la gente que trabaja en la empresa les permitirán observar el foco al clientes que tenga la misma y de alguna manera les servirá para analizar la calidad de sus servicios que va desde el estudio de sus necesidades hasta el despliegue de la solución y la ayuda al cotidiano.
• Pedir referencias a clientes actuales con el objetivo de poder visualizar el tipo de atención que da a sus clientes. Las referencias de los actúales clientes deben ser un valor muy importante a la hora de la elección de la solución. Aprovechar la experiencia ajena nos servirá para tomar la decisión más adecuada apoyándonos en casos reales
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